Imprezy biegowe w czasach pandemii: przetrwa tylko połowa?

Co oznacza przeniesienie imprezy z powodu epidemii koronawirusa?

Maciej Grabek, organizator cyklu SuperBieg: Odwołaliśmy imprezy (organizujemy ich 30, praktycznie co 2 tygodnie) z kwietnia i początku maja i czekamy na rozwój sytuacji! Po przełożeniu ich na jesień nie mamy gwarancji, że zawody się odbędą, ale jesteśmy pewni, że nie będą miały takiego wymiaru i frekwencji, jak planowaliśmy. Poza tym teraz wielu organizatorów przenosi biegi na jesień, więc uczestnictwo będzie się rozkładać na poszczególne imprezy.  Finansowo powoli tracimy płynność - gdy nie organizujemy imprez, nie ma wpłat od uczestników, nie ma pieniędzy od sponsorów oraz miast i gmin. Nie mamy przychodów, a ponosimy stałe koszty.

Piotr Jakóbik, organizator Mistrzostw Świata w Półmaratonie w Gdyni: Problemy, i to bardzo różnorodne. Od znalezienia dostępnego i możliwie dogodnego terminu, akceptowalnego dla wszystkich interesariuszy (miasto, organizator, zawodnicy, partnerzy, podwykonawcy, a w naszym przypadku również World Athletics), potwierdzenia trasy (istnieje ryzyko, że są planowane nowe remonty) i rezerwacji kluczowych obiektów po konieczność wykonania olbrzymiej pracy niemal od nowa, poniesienia po raz drugi wybranych kosztów organizacyjnych, opłacenia zespołu przez kolejne miesiące, ponownej rekrutacji wolontariuszy itp.

Monika Prendke, PKO Poznań Półmaraton: Z racji, że jesteśmy jednostką dotowaną z Urzędu Miasta Poznania, otrzymany budżet na rok 2020 zobowiązani jesteśmy rozliczyć w roku 2020. Jak już wiadomo, impreza w tym roku się nie odbędzie, w związku z tym zwracamy wszystkim zawodnikom uiszczoną opłatę startową. Co to oznacza? Brak przychodów oraz dodatkową pracę dla księgowości, radców prawnych, informatyków czy pracowników marketingu.

Marcin Janiszewski, Miejskie Centrum Sportu Wrocław, PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Z organizacyjnego punktu widzenia oznacza to konieczność włożenia pracy na nowo w szereg działań: od komunikatów i wydarzeń w mediach społecznościowych po uzyskiwanie na nowo pozwoleń itp.

Ile pracy przy organizacji biegów już wykonano?

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Do organizacji mistrzostw świata przygotowywaliśmy się od przełomu 2017 i 2018 roku. Decyzja o ich przeniesieniu zapadła na 3 tygodnie przed pierwotnym terminem zawodów. Można śmiało powiedzieć, że w tym momencie 95% pracy było już za nami.

SuperBieg: Praca przy organizacji imprezy, a w szczególności, jak w naszym przypadku, praca przy wielu imprezach, jest pracą całoroczną dla wielu osób. Tak naprawdę bardzo dużo pracy koncepcyjnej i przygotowawczej jest właśnie w okresie od grudnia do marca. Teraz zostaje nam już tylko – albo aż – realizacja eventu.

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Trudno ocenić procentowo, ponieważ wiele zadań jest niemierzalnych, bardziej jakościowych niż ilościowych, ale, szacując z dużym marginesem błędu, wydaje się, że w przypadku 8. PKO Nocnego Wrocław Półmaratonu wykonaliśmy mniej więcej 50% pracy.

PKO Poznań Półmaraton: Informację o odwołaniu 13. PKO Poznań Półmaratonu przekazaliśmy na 30 dni przed jego organizacją. W tym czasie wiele spraw związanych z organizacją półmaratonu było już zapiętych na ostatni guzik, m.in. podpisane były wszystkie umowy z wykonawcami (na montaż i demontaż trybun, scen, nagłośnienie, budowę bram startu, mety itd.) i sponsorami. W 85% mieliśmy opracowane projekty graficzne, koszulki i worki dla zawodników w liczbie po 12 tysięcy sztuk trafiły na taśmy produkcyjne. Prowadzona była też rekrutacja wolontariuszy i pacemakerów. A na dzień 4 marca na liście startowej znajdowało się już prawie 10 tysięcy biegaczy.

Ile pracy trzeba wykonać od nowa?

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Wiele wypracowanych rozwiązań zostanie przeniesionych na nowy termin. Część procesów będzie jednak musiała ruszyć od zera. Dla przykładu: rekrutacja wolontariuszy, cały proces akredytacji – zawodników, mediów, gości i innych uczestników imprezy, mediaplan oraz wiele innych aspektów organizacji i komunikacji wydarzenia. Szukamy też nowych rozwiązań, choćby w zakresie parkingów dla uczestników biegu masowego. Na 29 marca mieliśmy na ten cel przeznaczone 4 ogromne parkingi przy centrach handlowych, które w niedziele są nieczynne. Po przełożeniu imprezy bieg odbędzie się w sobotę, więc to rozwiązanie nie będzie możliwe do skopiowania.

SuperBieg: Bardzo dużo – myślę, że przekładane imprezy będą wymagały wykonania pracy na poziomie 90%.

Czy straty wynikające z odwołania i przeniesienia imprez są odwracalne?

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Nieodwracalne są te poniesione wysiłki, które stracą ważność, jak chociażby część dokumentacji, czy dotychczasowych uzgodnień. „Odwracalne” są zapisy do biegu. Jak wiadomo, pakiety startowe 8. PKO Nocnego Wrocław Półmaratonu rozeszły się w nieco ponad 2 tygodnie i wszyscy, którym udało się je kupić, zachowają prawo do startu za rok.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Przepadnie część rezerwacji hotelowych, a przy tak dużej imprezie ich skala jest ogromna. Przez wiele miesięcy prowadziliśmy działania promocyjne. One przyniosły już określony efekt, ale będziemy je obecnie musieli uzupełnić o kolejne przed nowym terminem. Rzeczy do pakietów startowych zostały już wyprodukowane i opłacone. One zostaną wykorzystane, choć w normalnej sytuacji nie musielibyśmy ponosić tych kosztów aż tak wcześnie. Musimy zająć się ich magazynowaniem przez wiele miesięcy, a to przecież kilka tirów towaru.

Są też koszty pracy ludzkiej. Biegi nie organizują się same, jest niemały zespół ludzi, którzy pracują przy takich eventach na pełen etat lub włączają się w ich organizację „dorywczo”, ale na kilka miesięcy przed zawodami. Zespół organizacyjny World Athletics Half Marathon Championships Gdynia 2020 liczy łącznie niemal 100 osób. Nie wliczam tu sędziów, podwykonawców, wolontariuszy itd., bo wtedy ta liczba byłaby bliska 2 tysięcy. Ci ludzie wykonują ogrom pracy i otrzymują za nią wynagrodzenie. Jeśli impreza przesuwa się w czasie, a część zadań należy wykonać ponownie, drastycznie zwiększa to też koszty.

PKO Poznań Półmaraton: Nie odzyskamy kosztów usług graficznych, IT, reklamy czy też niektórych usług, z których realizacji wywiązali się nasi usługobiorcy i którym zobowiązani jesteśmy zapłatę, np. za projekt tymczasowej organizacji ruchu. Uda nam się odzyskać niektóre koszty, m.in. produkcji koszulek i worków dla zawodników. Produkty te w swoim layoucie nie zawierają daty, tak więc będzie je można wykorzystać za rok. Z tym że koszulki zostały nam dostarczone w rozmiarach na podstawie tegorocznych zgłoszeń. Nie wiemy, czy w 2021 roku będziemy mieć za mało rozmiaru L, a za dużo koszulek w rozmiarze M.

Co z firmami, z którymi współpracujecie?

SuperBieg: Próbujemy być z nimi w kontakcie, wszyscy to rozumieją, ale jak sytuacja się przedłuży, to będzie ciężko. My nie jesteśmy jednostką budżetową, tylko firmą profesjonalnie zajmującą się organizacją imprez. Jak nic nie organizujemy, to nie mamy na wypłaty dla bufetowych, pracowników stałych i prezesa!

PKO Poznań Półmaraton: Z każdym z wykonawców rozmawiamy indywidualnie, podpisujemy aneksy na zasadzie porozumienia stron. Wielu z nich to nasi wieloletni partnerzy, więc nie chcemy zostawiać ich na lodzie. Każdy nasz wykonawca, który poniósł koszty związane z realizacją przedmiotu umowy między POSiR a nim, otrzyma, a w niektórych przypadkach już otrzymał wynagrodzenie.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: To jedno z największych zagrożeń. Część naszych kontrahentów również walczy dzisiaj o życie i nie wie, co będzie za miesiąc lub dwa, a tym bardziej za pół roku. Dzisiaj mało kto może sobie pozwolić na komfort długoterminowego planowania. Ale pomyślmy o firmach od pomiaru czasu – załamał im się cały rynek. Można mnożyć takie przykłady.

Czy imprezę biegową można ubezpieczyć od epidemii?

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Nie ma takiego ubezpieczenia na polskim rynku. Za granicą – owszem, są polisy, tzw. Event Cancellation Insurance, ale one nie obejmują pandemii. Było to widać również na przykładzie Tokyo Marathon. Olbrzymia impreza z serii World Marathon Majors, mieli wszelkie możliwe ubezpieczenia, ale żadne nie obejmowało epidemii. Dlatego nie zwrócili uczestnikom opłat startowych, nie mieli na to szans.

Jakie są reakcje biegaczy?

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Bardzo pozytywne! Liczba osób, które zrezygnowały z przeniesienia pakietu startowego na kolejny rok, jest naprawdę niewielka. Po raz kolejny nasi biegacze pokazali, że nie stoimy „po dwóch stronach”.

SuperBieg: Różne, najczęściej pozytywne – biegacze to fajny naród, który rozumie sytuację, jaka nastała. Nie jest to przecież nasza zła wola, nikt tego nie planował, każdy z nas wolałby, żeby imprezy odbyły się zgodnie z naszymi planami.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Byliśmy jedną z pierwszych przeniesionych imprez, więc część osób uznała tą decyzję za zbyt pochopną. Ale czas pokazał, że mieliśmy rację. My na początku marca już doskonale wiedzieliśmy, że ta impreza nie ma szans się odbyć. Dzięki temu zarówno my, organizatorzy, jak i wielu biegaczy miało możliwość bezpłatnie anulować rezerwacje lub w ogóle ograniczyć już poniesione w związku z imprezą koszty.

Co biegacze mogą zrobić z pakietami startowymi?

SuperBieg: My naszym uczestnikom proponujemy przeniesienie opłaty na nowy termin, przeniesienie opłaty na inny nasz bieg lub przeniesienie opłaty na innego uczestnika.

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Wystartować za rok – do czego zachęcamy! Jeśli jednak posiadacze pakietów wiedzą, że nie mogą wystartować w kolejnej edycji, mają możliwość zwrotu numeru startowego do 20 maja i otrzymania pełnej rekompensaty.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Z uwagi na fakt, że impreza była już niemal w 100% gotowa, nie było szans, aby zaoferować biegaczom zwrot wpisowego. Te pieniądze zostały wydane na produkcję medali, koszulek, plecaków itp. oraz na setki innych usług związanych z mistrzostwami. Oferujemy jednak uczestnikom trzy inne opcje:

1. a) przepisanie pakietu startowego wraz ze wszystkimi wykupionymi usługami dodatkowymi na nowy termin;
2. b) możliwość rezygnacji ze startu wraz z dostarczeniem pakietu startowego kurierem; jeśli zawodnik wykupił usługi dodatkowe (np. noclegi), otrzyma zwrot środków wpłaconych na te usługi;
3. c) możliwość bezpłatnego przeniesienia pakietu startowego na inną osobę.

PKO Poznań Półmaraton: Wszystkie osoby, które uiściły opłatę startową na 13. PKO Poznań Półmaraton, otrzymają jej zwrot. Do 7 kwietnia zwróciliśmy już 95% opłat.

Jak ustalacie nową datę swoich imprez?

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Ten sezon to szaleństwo i jeśli imprezy na jesieni będą mogły normalnie się odbywać, to kalendarz będzie pękał w szwach. Po konsultacji z World Athletics stanęliśmy przed wyborem: albo 17 października 2020 roku, albo mistrzostwa zostają odwołane. Wybór był prosty, ale zanim świat dowiedział się o nowej dacie, poinformowaliśmy o niej Łukasza Miadziołko, dyrektora Poznań Maratonu, który odbywa się w ten sam weekend. Poznań rozważał wówczas organizację odwołanego półmaratonu razem z maratonem, od czego ostatecznie odstąpiono. Bardzo szanujemy i doceniamy to.

SuperBieg: Konsultujemy to z władzami miasta/gminy, w której ma się odbyć impreza, patrzymy też na terminy innych imprez, ale może być trudne, żeby jesienią nie pokrywać się z innymi!

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Przenosimy imprezę na kolejny rok. Nie wyobrażamy sobie niepowtarzalnego wrocławskiego klimatu półmaratonu w innym terminie niż tradycyjna czerwcowa sobota.

PKO Poznań Półmaraton: My przenieśliśmy imprezę na rok następny, czyli na 18 kwietnia 2021 roku. Było to podyktowane kilkoma czynnikami. Jednym z ważniejszych jest chęć kooperacji z innymi organizatorami i niedublowania biegów w tych samych terminach. Nie chcieliśmy też zmuszać biegaczy do wyboru między kilkoma prestiżowymi imprezami biegowymi.

Jak będzie jesienią?

SuperBieg: W sytuacji, w której będzie można ofijalnie organizować imprezy (a będzie potencjalne zagrożenie), będziemy stosować wzmożone środki ostrożności w biurze zawodów, na bufetach itp.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Zanim przełożyliśmy mistrzostwa świata w półmaratonie, zobowiązaliśmy się do wprowadzenia szeregu rozwiązań mających na celu maksymalizację bezpieczeństwa uczestników. Być może konieczne będzie ich utrzymanie. Ciężko jednak odnosić się teraz do tego, co będzie jesienią, gdy z tygodnia na tydzień budzimy się w nowej rzeczywistości.

Jak długo przetrwacie?

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Nie wiemy. Na ten moment naszym priorytetem jest utrzymanie miejsc pracy dla naszego zespołu, bo jeśli imprezy w końcu zostaną odblokowane, to przecież ktoś je musi zorganizować.

SuperBieg: Gdybym dzisiaj wiedział, że jesienią pojawią się kolejne obostrzenia, to bym już teraz zamknął firmę! Liczymy na to, że uda się chociaż w 70-80% zrealizować ten sezon. Myślę, że niestety epidemia dotknie wielu z nas zawodowo i prywatnie, co może przełożyć się na spadek frekwencji na zawodach. Jak ktoś straci pracę lub połowę dochodów, to nie będzie myślał o startach.

Jak was wesprzeć?

PKO Nocny Wrocław Półmaraton: Wystartować za rok, kupić jeden z redystrybuowanych pakietów w styczniu 2021 i wspierać słowem i nakładką z hasztagiem #WrocławWróciSilniejszy w mediach społecznościowych.

MŚ w Półmaratonie w Gdyni: Ludzie tracą pracę. Padają firmy. Ciężko oczekiwać jeszcze pomocy. To, co chyba w największym stopniu pomoże przetrwać – nie tylko nam, ale w ogóle organizatorom imprez – to zostawienie wpłaconych opłat startowych na przyszłość, tj. na nowy termin. Każdy ma teraz ogromne kłopoty z płynnością finansową. Stąd właśnie akcja #WystartujęPóźniej.

SuperBieg: Właśnie TAK! Pisać o tym, pokazać środowisku biegaczy, że to, co robimy i organizujemy od lat, to nie jest praca, która zaczyna się w piątek przed imprezą, a kończy po rozdaniu medali. Zmieni się bardzo wiele po tej pandemii, ale jeśli uczestnicy imprez chcą mieć gdzie startować w przyszłym roku i w kolejnych latach, to musimy wszyscy – społecznie – się w to zaangażować. My jesteśmy w stanie zaakceptować w tym roku straty, wiedząc, że za rok ruszymy (mam nadzieję) z nowym, lepszym sezonem.

Jak my przetrwamy, to również utrzymają się nasi partnerzy i dostawcy usług. Przetrwają firmy od pomiaru czasu, dostawcy koszulek i medali, fotografowie i filmowcy. Napędzamy również branże hotelową i transportową, a pośrednio także sklepy sportowe i akcesoria dla ludzi aktywnych. Ucierpią wszyscy, więc musimy postarać się przetrwać ten trudny okres i ruszyć, jak tylko się da!

Od redakcji: Rozmowy z organizatorami przeprowadziliśmy w połowie kwietnia - ponieważ sytuacja zmienia się dynamicznie, niektóre informacje może być już nieaktualne.

Zobacz także:

• Wyzwanie RW Maraton 2020: ruszyły zapisy!

• #WystartujęPóźniej - imprezy sportowe razem walczą o przetrwanie

RW 05-06/2020