Kiedy organizator odwołuje bieg: zawody od kuchni

Nowy Jork, Boston, Warszawa, Wrocław. W tych miastach imprezy biegowe nie odbyły się według planu. Czy można było to przewidzieć? Po maratonie nowojorskim w listopadzie 2012 roku większość niedoszłych uczestników zrozumiała późną decyzję organizatorów o odwołaniu 43. edycji biegu.

Oficjalnie stało się to na niecałe 48 godzin przed startem. Huragan Sandy, pustoszący wschodnie wybrzeże, zebrał swoje krwawe żniwo również w Nowym Jorku. Jak to określił burmistrz Michael Bloomberg, poprowadzenie tłumu ponad 40 tysięcy biegaczy przez poszkodowane miasto byłoby z jednej strony niemoralne w stosunku do ofiar kataklizmu wciąż oczekujących pomocy, z drugiej angażowałoby siły bezpieczeństwa i policji do zadań w tym momencie mniejszej wagi.

W grudniu 2012 roku organizatorzy maratonu zaoferowali uczestnikom zwrot kosztów lub darmowy start w jednej z trzech następnych edycji. Atak terrorystyczny na mecie maratonu w Bostonie był szokiem dla całego świata. Do dziś nie są znane wszystkie szczegóły tragedii, która rozegrała się 15 kwietnia 2013 roku w okolicy Boylston Street.

Trudno jest też określić winę organizatora i służb. Z jednej strony zabezpieczenie trasy i jej sąsiedztwa należy do nich, z drugiej zaś zdeterminowani terroryści już nieraz pokazali światu, że pokonają każde bariery, byle osiągnąć swój cel. Zgoła innego rodzaju i skali problemy towarzyszyły w czerwcu 2013 roku dwóm polskim biegom.

Warszawski She Runs The Night oraz I Nocny Półmaraton Wrocław nie odbyły się według planu. Czy można było to przewidzieć? Czy możliwy był jakiś plan awaryjny? Czy istnieje prosty przepis na bezpieczne przeprowadzenie wielotysięcznej imprezy biegowej?

Wydobyte spod wody

9.06.2013 r., godz. 4.00

Na terenie imprezy do Parku Fontann od północy pracują 4 niezależne ekipy montujące. Pod skarpą Nowego Miasta w Warszawie powstaje miasteczko kobiet, w którym znajdują się strefy stylizacji, relaksu, ścianki zdjęciowe, stanowiska manicure i treningu. Wszystko tonąć ma wieczorem w świetle reflektorów i w muzyce.

She Runs The Night ma być imprezą tylko dla kobiet, dla których pokonanie 5 km to pretekst do spotkania, wspólnego odkrywania Warszawy nocą i dobrej zabawy. Do biegu zgłasza się komplet 6 tysięcy uczestniczek, które wiedzą, że ma dla nich powstać coś wyjątkowego.

9.06.2013 r., godz. 8.00

Prace trwają pełną parą. Zaangażowanych jest w nie 50 techników i drugie tyle pracowników fizycznych. Prawie 4 hektary terenu miasteczka kobiet są już ogrodzone. „Wstałam mocno podekscytowana. Liczyłam na superniespodzianki, o których czytałam wcześniej na stronie internetowej – wspomina Ola, doświadczona biegaczka. – Miałam w czasie biegu nie ścigać się, jak zwykle, ale raczej pomagać początkującym koleżankom w pokonaniu ich pierwszych w życiu 5 km”.

9.06.2013 r., godz. 12.00

Trwają próby nagłośnienia zarówno na scenie, jak i na dodatkowych pętlach na trasie. Pojawia się 200-osobowa armia wolontariuszy i ochroniarzy, którzy pracować będą w strefie startu i mety. Na odprawie ekipa odpowiedzialna za organizację dogaduje ostatnie szczegóły.

Mariusz, odpowiadający za trasę, uspokaja, że blisko 200 osób zabezpieczających bieg w mieście, również 35 sędziów, będzie miało pełną współpracę z policją i strażą miejską. Całość ogrodzona jest 3 km płotów i kilkunastoma kilometrami taśm. Projekt organizacji ruchu, zaakceptowany kilka tygodni wcześniej, zakłada czasowe zamknięcie konkretnych ulic i oznaczenie objazdów.

Określa nawet, jakiej wielkości będzie oznaczenie poszczególnych kilometrów i gdzie trzeba umożliwić przechodniom przecinanie trasy. Wszyscy martwią się trochę prognozami pogody, które dzień wcześniej zapowiadały przelotne burze. Jednak na razie nic nie zapowiada kataklizmu i wszystko idzie zgodnie z planem. Bramy miasteczka She Runs The Night mają być otwarte dla uczestniczek o godzinie 16.

9.06.2013 r., godz. 13.00

Tuż po 13 chmury nad Warszawą gęstnieją. Zrywa się silny wiatr, który targa namiotami i banerami oraz bramą startową. Zaczyna lać na całego. Po półgodzinie piorunów i grzmotów sytuacja staje się krytyczna.

W miasteczku porwany zostaje kilkusetkilogramowy namiot depozytu; na szczęście nikomu nic się nie stało. Większość dużych konstrukcji przetrwała, ale mniejsze muszą być trzymane przez obsługę, by nie odleciały. Kolejne pół godziny nawałnicy to kolejne zniszczenia.

Scena jest kompletne zalana, prąd zostaje wyłączony ze względów bezpieczeństwa. Na placu głównym stoi pół metra wody. Namiot z medalami dla uczestniczek załamuje się pod ciężarem wody, inny zapadł się, zatapiając sprzęt elektroniczny organizatorów. Konstrukcje zbudowane na dodatkowych pętlach przy trasie biegu są w dużej mierze zniszczone. Telefony przestają działać: Warszawa dosłownie tonie w chaosie.

To, co dzieje się w miasteczku She Runs The Night, to tylko część problemów stolicy. Główne arterie komunikacyjne są nieprzejezdne, metro przestaje działać. Wisłostrada, z której miał wystartować bieg, zamienia się w rzekę. Straż pożarna i policja, które miały zabezpieczać 5-kilometrową trasę, mają dużo ważniejsze zadania.

9.06.2013 r., godz. 16.00

Deszcz powoli ustaje. Policja, z powodu zatopień w innych częściach miasta, kieruje objazdy na ulice zarezerwowane na trasę biegu. Najważniejsze jest bezpieczeństwo i uniknięcie paraliżu miasta. Po godzinie 16 organizatorzy decydują, że trzeba odwołać bieg. Wysyłają esemesy do uczestniczek. Informacja pojawia się też w internecie na fanpage’u Nike Running Poland.

Autobus jadący z ambasadorkami biegu z Poznania zawraca do stolicy Wielkopolski. Mimo że większość kobiet wie już o kataklizmie, niektóre dostają informacje w połowie drogi do Parku Fontann. Są też takie, które mimo wszystko dostają się na miejsce zawodów i rozczarowane dowiadują się od obsługi o odwołaniu wydarzenia.

Samo miasteczko wyłania się spod wody, bo zaczynają prawidłowo działać studzienki kanalizacyjne. Demontowane są powoli konstrukcje z pięciokilometrowej trasy. Na Wisłostradzie i Starym Mieście trzeba to zrobić tak, by dodatkowo nie sparaliżować i tak już zablokowanego miasta.

Powtórka: 30.06.2013 r., godz. 21.00

„Fajnie być tu znowu razem. Szkoda, że nie wszystkim pasował nowy termin, ale chcieliśmy, by dziewczyny jak najkrócej czekały na powtórzenie biegu” – mówi Monika Coś, Running Brand Manager z Nike Poland. Po niecałym miesiącu, uzyskaniu ponownych zgód i wynajęciu terenów She Runs The Night zamienia Warszawę w miasto kobiet.

Uczestniczki, które w nowym terminie nie mogły przyjechać na start, mają mieć zwracane koszty opłaty startowej. Każda kobieta, która stoi na starcie, czuje, że to impreza tylko dla płci pięknej. Każda z nich jest gwiazdą, co można przeczytać na bramie w momencie przekraczania linii mety.

Pobiegli mimo wszystko

22.06.2013 r., godz. 19.00

Euforia wśród biegaczy. Pierwszy Nocny Półmaraton Wrocław już za godzinę. Na stracie ma stanąć 4000 biegaczy. Pogoda idealna: ciepło, ale nie za gorąco. Trasa została zaplanowana tak, żeby można było podziwiać iluminacje Wrocławia. To Noc Świętojańska i organizatorzy przygotowali specjalne atrakcje.

„Ostatnie minuty przed startem, jak to kobiety, umilałyśmy sobie pogaduszkami” – opowiada Ola z grupy „Kobiety na medal”. Sam stadion wygląda imponująco. Przygotowania trwały od 9 rano. Wtedy na stadion wjechały ciężarówki firmy TM-VIA ze sprzętem potrzebnym do zabezpieczenia trasy. Zgodnie z planem miało to nastąpić do godz. 19. Jednak około 18.30 kierownik trasy, odpowiedzialny za jej przebieg ze strony organizatora, zgłosił, że prawie na całym dystansie stoi niepokojąco mała liczba zabezpieczeń i znaków.

Po godz. 19 pojawia się komendant miejski policji. Jego zdaniem uchybienia w zabezpieczeniu trasy są podstawą do niedopuszczenia do biegu. Problemy dotyczą ponad 20 skrzyżowań, często kluczowych w mieście.

22.06.2013 r., godz. 20.00

Biegacze dosłownie palą się do startu. Chwilę przed 20 spiker ogłasza, że bieg zostaje opóźniony ze względów technicznych. „Docierały do nas jakieś szczątkowe informacje, że bieg wstrzymano przez policję z bliżej nieokreślonych powodów i że wystartuje dopiero o 21” – relacjonuje Ola. Nie wiadomo było, czy bieg wystartuje za 10, 15 minut czy za pół godziny.

Biegacze z 5 razy robili rozgrzewkę. Część się rozchodzi. Atmosfera ze sportowej zmienia się w typowo piknikową. Podczas gdy zawodnicy zaczynają się już poważnie denerwować, na trasie trwa gorączkowe „łatanie dziur”. Wciąż brak barierek i znaków w 12 miejscach.

Jak mówi raport komisji powołanej do zbadania sprawy, około godz. 21 niektóre miejsca na trasie w ogóle nie są przygotowane do półmaratonu. Organizatorzy nie ogłaszają żadnych komunikatów. Zniecierpliwienie biegaczy sięga zenitu.

22.06.2013 r., godz. 21.30

Gwizdy i mało pochlebne okrzyki słychać z każdej strony. Niektórzy częstują się bananami i napojami izotonicznymi, które normalnie powinny być wręczane na mecie. Dyrektor półmaratonu, Waldemar Biskup, ze sceny informuje, że bieg się nie odbędzie. Stadion ogarnia chaos. Niektórzy wracają do domu, inny idą zjeść ciepły posiłek i rozpoczynają zabawę przy koncercie przygotowanym z okazji obchodów Nocy Świętojańskiej. Część sama zakłada sobie medale na szyję, część wciąż jeszcze stoi w sektorach startowych.

Nagle ktoś krzyczy: „Trzy, dwa, jeden... start!”. prawie 2 tysiące osób rusza! Wydaje się z początku, że dobiegną do bramy stadionu i wrócą, ale oni mają zamiar pokonać całą trasę.

„Nie odpowiadamy za nich. Bieg został oficjalnie odwołany” – mówią przedstawiciele organizatorów. Jednocześnie zapada decyzja, że szczątkowe zabezpieczenie trasy pozostanie do momentu, w którym bieg ukończy ostatni „nielegalny” zawodnik. Trasę obstawia też w miarę możliwości policja.

22.06.2013 r., godz. 22.00

Chaos przenosi się na wrocławskie ulice. Powstają niesamowite korki, praktycznie brak jest możliwości wyjazdu ze Stadionu Olimpijskiego. Całe miasto żyje „nielegalnym” półmaratonem. Po raz pierwszy kierowcy, którzy stoją w korkach, dopingują biegaczy. A oni wciąż biegną…

„Myślałem, że dotrzemy do pierwszego większego skrzyżowania i tam zatrzyma nas policja” – opowiada Krzysztof. Nie zatrzymuje. Za to eskortuje biegaczy. Zawodnicy biegli nie tylko środkiem ulic, ale też torowiskami czy przejściem podziemnym. Informacja o odwołaniu półmaratonu powoduje też pospolite ruszenie wśród kibiców. Kupują wodę, izotoniki, bo na trasie zlikwidowano zaplanowane punkty odżywcze. Jednego odwodnionego biegacza zabiera karetka. Na drugi dzień, po wyjściu ze szpitala, stwierdza mimo wszystko, że były to najlepsze zawody w jego życiu.

Na mecie impreza trwa do rana. Po starcie biegaczy organizatorzy niewiele mogli już zrobić. Pozostało czekanie na to, aż wszyscy dobiegną bezpiecznie na metę. Już dzień po wielkiej klapie swoje stanowisko stracił Waldemar Biskup, dyrektor półmaratonu i organizatora – Wrocławskiego Centrum Sportu, Hippiki i Rekreacji.

Do zbadania całej sprawy powołana została specjalna komisja pod przewodnictwem wiceprezydenta Wrocławia. Według raportu komisji za całe zamieszanie z 22 czerwca odpowiada firma TM-VIA. Realizacja zabezpieczenia trasy nie była zgodna z projektem czasowej organizacji ruchu, a zastosowane rozwiązania nie zapewniały uczestnikom imprezy bezpieczeństwa. Upraszczając – brakowało barierek i odpowiednich znaków. Do dnia opublikowania raportu komisji krakowska firma nie dostarczyła żadnych dowodów na to, że mogło być inaczej.

Dobra informacja to mniej zagrożeń

„Według mnie myślenie o bezpieczeństwie na imprezie biegowej powinno się skupić na dobrej komunikacji – mówi Michał Drelich, prezes agencji Sport Evolution, która zajmuje się organizacją wielkich imprez, w tym m.in. Łódź Maraton Dbam o Zdrowie, Biegu WOŚP „Policz się z cukrzycą”, Biegu Ursynowa i Herbalife Triathlon Gdynia 2013. – Zazwyczaj organizatorom wydaje się, że informacja o maratonie czy biegu na 10 km powinna wyjść od policji, władz czy lokalnych mediów. I efekt jest taki, że ten temat jest niestety zaniedbany”.

Dzięki spójnej komunikacji można uniknąć wielu problemów. „Podczas ostatniej edycji Łódź Maraton Dbam o Zdrowie udało nam się wraz z miastem wypracować przekaz kierowany przez media do mieszkańców, nie tylko biegaczy, dzięki czemu wyeliminowane zostały liczne zagrożenia w dniu biegu. Łodzianie stosowali się do oznaczeń objazdów, zrezygnowali z samochodów i byli przyjaźniej nastawieni do maratończyków oraz obsługi imprezy”.

Bez dobrego poinformowania mieszkańców miasta (nie tylko biegaczy) może dojść do tego, że ludzie stają się niewolnikami imprezy i wzrośnie ich poziom agresji. „Przed laty na wielkim maratonie mieliśmy sytuację, w której zdesperowany kierowca zignorował policję i obsługę, staranował zagrodę, płotek i wtargnął na trasę biegu. Zatrzymał się dopiero, kiedy przebił wszystkie opony. Inny przez kilkaset metrów wiózł na masce auta wolontariusza, który nie pozwalał mu wjechać między biegaczy, i dopiero interwencja policji przywróciła go do równowagi” – mówi Drelich.

Organizując duże maratony, trzeba dbać oczywiście o pozwolenia, między innymi na szczególne zajęcie drogi. W każdej imprezie organizowanej w dużym mieście powstają poważne problemy, gdy nie ma koordynacji działań ze służbami mundurowymi. A przecież nie można zrzucać na nie odpowiedzialności za swoje niedopatrzenia. Nie można liczyć na to, że policjanci zlikwidują wszystkie zagrożenia.

„Jeśli chcemy stworzyć dobrą imprezę biegową, musimy przewidywać różne scenariusze, zrobić sobie listę potencjalnych zagrożeń i miejsc problematycznych. Nie powinniśmy nonszalancko myśleć, że »jakoś to będzie«, bo to na nas ciąży odpowiedzialność za zrobienie imprezy: nie tylko fajnej, ale i bezpiecznej” – dodaje Michał Drelich.

Płotki, taśmy, bramy, namioty, obsługa i ochrona – to tylko widoczna część zabezpieczenia zawodów. Podstawą bezpiecznej imprezy jest dobra komunikacja ze służbami, zawodnikami i kibicami. I takich właśnie imprez życzymy każdemu biegaczowi.

Bezpieczna impreza

Dotarcie do mety w świetnym czasie zależy od Ciebie. W bezpiecznym dotarciu do mety ma Ci pomóc organizator. Oto jego obowiązki:

Przed dniem startu:

• Ustalenie terminu, planu czasowego i organizacyjnego imprezy.
• Pozyskanie patronatu, sponsorów i partnerów.
• Złożenie i akceptacja projektu organizacji ruchu, wstępna koordynacja działań z policją i strażą miejską. Ewentualna zgoda miejskiego wydziału bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego.
• Uzyskanie zgód zarządców/administratorów poszczególnych terenów, na których odbywa się impreza.
• Uzyskanie zgód na instalację oznaczeń biegu i okresowych zakazów ruchu/parkowania we wskazanych miejscach.
• Wynajęcie terenów miejskich.
• Wynajęcie/kupno elementów infrastruktury biegu: płoty, taśmy, bramy, oznaczenia.
• Kupno/produkcja elementów do zestawu startowego: koszulki, chipy, numery startowe, ulotki informacyjne, dodatkowe materiały.
• Strona www: informacja o zapisach na imprezę, program minutowy i komunikacyjny zawodów, informacja o utrudnieniach w ruchu, bieżące informacje o zasadach bezpieczeństwa w trakcie zawodów i ewentualnych ograniczeniach.
• Podział obowiązków pracowników organizatora, status wykonanych zadań, ustalenie scenariusza sytuacji kryzysowych.
• Rekrutacja i przeszkolenie wolontariuszy oraz pracowników ochrony.

W dniu biegu:

• Montaż bram startu i mety.
• Montaż płotów i zabezpieczenie trasy.
• Rozstawienie obsługi biegu na trasie oraz punktów odżywczych. Ostateczna koordynacja działań ze służbami miejskimi.
• Montaż pozostałych elementów w strefie Start/Meta, odprawa pracowników i ostateczny podział zadań na czas imprezy.
• Otworzenie strefy Start/Meta dla uczestników, kontrola bezpieczeństwa na terenie imprezy.

RW 08/2013